Directrices para documentos ceremoniales

DIRECTRICES PARA EL FORMULARIO DE SOLICITUD DE DOCUMENTO CEREMONIAL
(Lea estas pautas antes de descargar el formulario de solicitud)

¿Qué es un documento ceremonial?

La ciudad de Canton proporciona documentos ceremoniales que destacan logros, eventos benéficos, personas con mentalidad cívica y ocasiones memorables. Los Documentos Ceremoniales se entregan en forma de cartas, proclamas o resoluciones. Estos documentos son preparados por la Oficina de Comunicaciones del Alcalde e incluyen la firma del Alcalde.

Nota:
  Todos los documentos solicitados pasan por un proceso de revisión interna y una persona u organización puede recibir solo un documento ceremonial por año. 


¿A quiénes se entregan los documentos ceremoniales?

Se emiten cartas, proclamaciones y resoluciones para lo siguiente:

Se envían cartas, proclamas y resoluciones a las personas que han realizado contribuciones significativas a la comunidad local y están celebrando un hito importante. Las contribuciones significativas incluyen años de servicio comunitario en la ciudad de Canton, participación en el activismo local en nombre de causas políticas, sociales y culturales, y donaciones monetarias y en especie.

Cuando envíe a una persona para su consideración, incluya un breve resumen sobre la persona a la que se honrará y sus logros, su participación en la comunidad, la fecha de reconocimiento y el tipo de evento planificado. Tenga en cuenta: Los beneficiarios en consideración deben haber pasado una cantidad considerable de tiempo en la ciudad de Canton como residente.
  No se emitirán documentos ceremoniales para los homenajeados que tengan ceremonias en la ciudad de Canton y que no hayan sido residentes o contribuyentes a causas de la ciudad. 


¿Cuáles son los requisitos para recibir documentos ceremoniales?

 

  • Ciudadanía honoraria: personas, animadores o artistas destacados

  • Agradecimiento: contribuciones sobresalientes a la ciudad y los ciudadanos de Canton (incluidas donaciones monetarias, en especie, contribuciones culturales o esfuerzos voluntarios)

  • Heroísmo

  • Cumpleaños importantes: 75 y más

  • Aniversarios de matrimonio importantes: 50 años o más


Se emitirán cartas de bienvenida para lo siguiente:   

  • Conferencias

  • Convenciones

  • Seminarios

  • Reuniones familiares que se realizarán en Cantón

  • Reuniones de clase para escuelas e instituciones ubicadas en Canton, o para reuniones que se llevan a cabo en Canton


Información requerida: un breve resumen sobre la empresa, organización o grupo que realiza el evento. Si el evento es anual, incluya el número (por ejemplo, el décimo aniversario anual del pastor). También incluya la fecha del evento, el lugar y el tema, si existe. Se entregarán fotografías del Alcalde para publicaciones de recuerdo a pedido.
 
Se emitirán cartas de felicitación o celebración para lo siguiente:

  •   Celebraciones Profesionales

  •   Aniversarios y celebraciones religiosas

  •   Cumpleaños importantes: 75 y más

  •   Aniversarios de matrimonio importantes: 50 años o más

Información necesaria para cartas de felicitación o celebración: 
Indique el título o la naturaleza del evento, la fecha específica, una breve historia de la organización, un bosquejo biográfico de la persona y cualquier otra información pertinente.
 

Nota:
  Se entregarán fotografías del Alcalde para publicaciones de recuerdo a pedido.


¿Cómo solicito un documento ceremonial?

Envíe una solicitud por escrito
 
Para iniciar el proceso del documento ceremonial, una persona u organización debe presentar primero una solicitud por escrito a la Oficina de Comunicaciones del Alcalde por fax, correo electrónico, correo postal o mensajería de EE. UU.
  Por favor ver más abajo: 

A la atención de: Documentos ceremoniales
Oficina de Comunicaciones de la Alcaldía

Apartado postal 1605
226 East Peace Street
 
Cantón, MS 39046
Correo electrónico
601.391.7724 (Fax)

Información requerida en la solicitud por escrito

  • Todas las solicitudes deben estar escritas o mecanografiadas cuidadosamente.

  • Todas las solicitudes  DEBE  presentarse un mes (30 días) antes del evento o la fecha límite de impresión.

  • Todas las solicitudes deben incluir el nombre, el número de teléfono durante el día y la dirección de correo electrónico de la persona de contacto. Se agradece enormemente un segundo número de teléfono y una segunda dirección de correo electrónico. Enviar un borrador del documento deseado con la solicitud acelerará considerablemente el proceso.

  • Especifique si el documento debe enviarse por correo, correo electrónico como pdf o retener para recogerlo.